Drie directieleden, volle agenda’s en een organisatie waarin veel tegelijk gebeurt. Jij zorgt voor overzicht, bewaakt de voortgang en regelt zaken voordat iemand erom hoeft te vragen.
Als Directiesecretaresse bij Wetering ben je de organisatorische spil rondom de directie. Je ondersteunt drie directeuren en zorgt ervoor dat afspraken, vergaderingen en actiepunten goed worden voorbereiden opgevolgd. Daarbij krijg je veel zelfstandigheid en werk je met vertrouwelijke informatie. Een functie voor een ervaren professional die rust brengt, vooruitdenkt en stevig in haar of zijn schoenen staat.
Wij bieden
Je komt terecht in een gezond en professioneel familiebedrijf met een informele werksfeer, korte communicatielijnen en veel ruimte om je werkzaamheden zelfstandig te organiseren.
De arbeidsvoorwaarden vallen onder de cao Groen, Grond en Infrastructuur. Bij een fulltime dienstverband betekent dit onder andere:
- een salaris conform de cao GGI, afhankelijk van de functie-indeling en je ervaring;
- 26 vakantiedagen en 13 ATV-dagen per jaar, in totaal 39 vrije dagen;
- 8,33% vakantietoeslag;
- een reiskostenvergoeding conform de cao;
- deelname aan de pensioenregeling van BPL Pensioen;
- een fulltime dienstverband van bij voorkeur 32-40 uur per week;
- een werkplek op het kantoor van Wetering in Heesch;
- Een actieve personeelsvereniging.
Omschrijving werkzaamheden
Je ondersteunt de drie directeuren bij hun dagelijkse werkzaamheden en zorgt dat zij zich kunnen richten op de aansturing van de organisatie. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- beheren en coördineren van complexe agenda’s;
- inplannen, voorbereiden en organiseren van interne en externe afspraken;
- beheren en structureren van de mailboxen van de directie;
- voorbereiden en organiseren van directie- en managementvergaderingen;
- opstellen van agenda’s en verzamelen van de benodigde vergaderstukken;
- notuleren van vergaderingen en vastleggen van besluiten en actiepunten;
- bewaken van gemaakte afspraken en opvolging van actiepunten;
- verzorgen van correspondentie en administratieve ondersteuning;
- uitvoeren van overige organisatorische en secretariële werkzaamheden.
Je werkt veel met Microsoft 365 en het ERP-systeem van Wetering. Je hoeft niet ieder systeem al te kennen, maar maakt nieuwe software snel eigen.
Functie-eisen
We zoeken een ervaren Directiesecretaresse die begrijpt wat het betekent om meerdere directieleden tegelijk te ondersteunen. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en durft waar nodig duidelijkheid te geven.
Daarnaast beschik je over:
- minimaal tien jaar relevante werkervaring als directiesecretaresse, managementassistent of in een vergelijkbare functie;
- minimaal mbo+ werk- en denkniveau;
- ruime ervaring met Microsoft 365, waaronder Outlook, Word, Excel en Teams;
- ervaring met een ERP-systeem of het vermogen om dit snel te leren;
- een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
- een discrete en betrouwbare manier van werken;
- een proactieve, zelfstandige en dienstverlenende instelling;
- bij voorkeur beschikbaarheid voor 40 uur per week.
Je bent gewend om met vertrouwelijke informatie om te gaan en blijft rustig wanneer prioriteiten gedurende de dag veranderen.
